Politika varstva osebnih podatkov
Z vašimi osebnimi podatki ravnamo v skladu z zakonodajo, pošteno, varno in za vas pregledno. Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
Zavedamo se svoje odgovornosti, ker ste nam zaupali svoje osebne podatke. Zato so v nadaljevanju navedene vse ključne informacije glede obdelave podatkov, naših obveznosti in vaših pravic.
Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti uporabnike storitve, posameznike, sodelavce, poslovne partnerje, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo s podjetjem ENTER, d.o.o., Izola (v nadaljevanju: podjetje) o namenih in pravnih podlagah, ukrepih za varnost podatkov ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje.
Osebne podatke obdelujemo skladno z Uredbo (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in zasebnosti v elektronskih komunikacijah ter drugimi predpisi , ki urejajo varstvo osebnih podatkov. Pri obdelavi osebnih podatkov se naslanjamo na pravne temelje za zakonitost obdelave iz 6(1) člena Splošne uredbe in sicer: privolitev (a), izvajanje pogodbe (b), izpolnitev zakonske obveznosti (c), opravljanje naloge v javnem interesu (e) in zakoniti interes (f).
Ta politika opisuje, za katere namene in na kakšen način obdelujemo osebne podatke, ki jih prejmemo od vas na podlagi pravnih podlag, opisanih v nadaljevanju.
1. Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov je podjetje:
ENTER, d.o.o, Izola
Ulica oktobrske revolucije 19/b
6310 Izola
telefon: 064 111 311
e-pošta: [email protected]
2. Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe pooblaščene osebe nismo imenovali. V kolikor imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, nam lahko pišete na e-naslov: [email protected]
3. Osebni podatki
Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. To pomeni, da so osebni podatki ne samo ime in priimek, rojstni datum, naslov, EMŠO in davčna številka posameznika, ampak vsak podatek, ki omogoča povezavo s konkretnim posameznikom.
Posameznik – je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno posameznika.
4. Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
Podjetje zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
4.1. Izpolnitev zakonske obveznosti
Podjetja na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja.
Podjetje na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, naslov, kraj in državo rojstva, telefonsko številko, elektronski naslov ipd. V omejenih primerih je v podjetju dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.
Podjetje zaradi spremljanja mesečnih plačil obdeluje podatke o višini plačil storitev. Te podatke naslanjamo na pogodbeni pravni temelj, k njihovemu zbiranju pa nas zavezuje Zakon o DDV. Zaradi obvezanosti do izpolnitve naših zakonskih obveznosti bomo vaše osebne podatke, obdelovali v skladu s predpisi s področja davkov, kar pomeni, da bomo ob finančnih transakcijah hranili vaše podatke, kot so podatki o plačniku (TRR, ime, priimek), še deset let po preteku koledarskega leta, v katerem smo vam izdali račun. Pravna podlaga za ta namen obdelave je izpolnitev zakonske obveznosti.
4.2. Izvajanje pogodbe
V primeru, ko posameznik z podjetjem sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Ob sklenitvi pogodbe do posameznika ali podjetja pridobimo naslednje podatke: ime, priimek, naziv podjetja, naslov in kontaktni podatki , e-naslov, telefon in davčno številko.
Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, podjetje ne more skleniti pogodbe, prav tako vam podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Podjetje lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na: [email protected] ali z redno pošto na naslov podjetja.
4.3. Zakoniti interes
Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko podjetje osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si podjetje prizadeva v omejenem obsegu.
Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa podjetje vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti.
Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na: [email protected] ali z redno pošto na naslov podjetja.
4.4. Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja
V kolikor podjetje nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
- naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava fotografij posameznikov na spletni strani podjetja) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih podjetja:
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.
Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na e-naslov: [email protected] ali z redno pošto na naslov podjetja. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
4.5. Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika
Podjetje lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko podjetje poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar podjetje ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.
5. Hramba in izbris osebnih podatkov
Podjetje bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon.
Nekateri podatki se hranijo za čas sodelovanja z podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.Osebne podatke, ki jih podjetje potrebuje za izvajanje pogodbe bomo hranili toliko časa, kolikor je potrebno za izvršitev pogodbe in še pet let po zaključku koledarskega leta, v katerem je prenehala pogodba, razen v primeru, ko bi bil potreben daljši čas hrambe zaradi spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru bomo vaše osebne podatke hranili še 10 let po zaključku koledarskega leta pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali – če sodnega spora ni bilo – 5 let po zaključku koledarskega leta od dneva mirne razrešitve spora.
Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.
Po preteku obdobja hrambe mora podjetje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.
6. Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov
Podjetje lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu , s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o pogodbeni obdelavi. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njenega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje so predvsem:
• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve)
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku;
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook. Instagram, Linkedin ipd.).
Podjetje za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi podjetje sodeluje.
Za nekatere storitve bomo vaše osebne podatke lahko posredovali tudi morebitnim partnerjem v projektih, nadzornim organom ali na podlagi zahteve sodne veje oblasti
Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
Podjetje kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme podjetje in potrdijo nadzorni organi v EU).
7. Varovanje in točnost podatkov
Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Podjetje je uvedlo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave.
V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom. Kot posameznik ste sami odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Podjetje (upravljalci) se bo trudilo, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.
8. Vaše pravice glede obdelave podatkov
V skladu s Splošno uredbo uredbo (EU) ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:
- zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
- zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov , ki jih ima podjetje ter preveri, ali jih podjetje obdeluje zakonito;
- zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
- zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
- ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se podjetje sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če podjetje obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
- zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da podjetje ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
- zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
- prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo podjetje prenehalo obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejela, razen če podjetje nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.
Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošljete zahtevek po elektronski pošti na e-naslov: [email protected] ali z redno pošto na naš naslov.
Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni.
Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je vaša zahteva pretirana, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja.
V takšnem primeru lahko vašo zahtevo tudi zavrnemo. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morebiti morali od vas zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se vaši osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.
Kadarkoli, še posebej pa če bi se vam zdelo, da naše izvrševanje vaših pravic iz varstva osebnih podatkov ni ustrezno, nam lahko pišete na e-naslov: [email protected]. Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da menite, da so vam pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ, ki je v Sloveniji Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, https://www.ip-rs.si.
Če imate kakršnakoli dodatna vprašanja v zvezi z našo obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko kadarkoli obrnete na nas preko e-pošte na [email protected] ali z redno pošto na naš naslov.
9. Objava sprememb
Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na teh straneh.
Trudimo se, da je ta politika vedno v skladu z zakonodajo in našim resničnim delovanjem na področju obdelav osebnih podatkov. Zato bomo to politiko občasno spreminjali in objavili na tej spletni strani.
Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.
Zadnja potrditev spremenjene politike: 18.12.2022
